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Cómo Delphi Resort modernizó sus operaciones con HotSoft alojado en la nube y pagos integrados de Planet
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Cómo Delphi Resort modernizó sus operaciones con HotSoft alojado en la nube y pagos integrados de Planet
De un vistazo
- Trasladó HotSoft desde un servidor local obsoleto a la solución alojada de Planet: el mismo software de confianza, sin las limitaciones de la infraestructura local y sin interrupciones.
- Los pagos ahora están integrados en el PMS. Con un solo clic, el importe se envía directamente al terminal de pago, eliminando la introducción manual de datos y los errores de conciliación.
- El ecosistema abierto de HotSoft se conecta con SiteMinder, Canary, TablePath, Volante y otras soluciones esenciales, permitiendo que todas las áreas del negocio funcionen de forma coordinada.
El reto
Delphi Resort es un destino turístico de 300 acres ubicado en la Wild Atlantic Way de Irlanda. Combina un hotel de cuatro estrellas, un albergue, spa, bar, restaurante, cafetería y centro de aventuras. En temporada alta, hasta 150 empleados gestionan las operaciones en áreas como limpieza, mantenimiento, finanzas, recepción, reservas, spa, actividades y restauración.
Durante años, Delphi Resort utilizó HotSoft como sistema de gestión hotelera. Aunque era una herramienta muy valorada, dependía de un servidor local que empezaba a limitar el crecimiento del negocio. A medida que se incorporaban nuevas soluciones, la infraestructura local dificultaba las integraciones. Como explicó Zeb, la infraestructura envejecida requería cada vez más mantenimiento, era más difícil de gestionar y sufría caídas y reinicios que afectaban a las operaciones.
Además, cada renovación de servidores suponía una inversión de aproximadamente 20.000 € cada siete años, a lo que se sumaban licencias de software, periodos de inactividad durante las migraciones, mantenimiento continuo y el elevado consumo energético del hardware.
Los pagos también eran un proceso manual. El personal introducía los importes manualmente en los terminales, lo que generaba ocasionalmente discrepancias y obligaba a los equipos financieros y de restauración a investigar diferencias entre departamentos.
La solución
En colaboración con Planet, Delphi Resort migró de su instalación local de HotSoft a HotSoft alojado en la nube. La transición fue sencilla: no fue necesario migrar datos ni volver a formar al personal, ya que la base de datos y la aplicación se trasladaron directamente a los centros de datos de Planet.
Zeb describe el resultado como totalmente transparente: "Ahora, mientras tengas conexión a Internet, tienes acceso, y funciona de forma muy ligera." HotSoft alojado ofrece el mismo rendimiento que una instalación local, sin las limitaciones de las conexiones remotas pesadas. Además, eliminó preocupaciones de seguridad e integración asociadas al antiguo servidor y permitió externalizar la resiliencia operativa diaria a Planet.
Delphi Resort también integró los pagos con Planet. Como los pagos están conectados directamente a HotSoft, basta con un clic para enviar el importe al terminal. Ya no es necesario introducir datos manualmente y, al contar con un único proveedor para PMS y pagos, ambos sistemas funcionan como una única solución.
Además, HotSoft es una plataforma abierta con un ecosistema creciente de socios integrados. Esto ha permitido a Delphi Resort incorporar soluciones líderes como SiteMinder para la gestión de canales, Canary para la comunicación automatizada con huéspedes y TablePath para reservas de restaurante y bar.
El resort también se beneficia de la experiencia de Planet en la protección de los flujos de pago. Los enlaces de pago están integrados con HotSoft y la tokenización de tarjetas protege la información almacenada para reservas, consumos adicionales y no-shows.
El resultado
Para Delphi Resort, migrar a una solución alojada ha sido "la mejor decisión que hemos tomado". El resort ha eliminado los costes y riesgos asociados a los servidores locales, evitando ciclos de renovación de más de 20.000 €, mejorando la fiabilidad del sistema, reduciendo el consumo energético y los costes de mantenimiento, y obteniendo acceso desde cualquier lugar con la resiliencia gestionada por Planet.
El consejo de Zeb para otros profesionales es claro: "Si estás pensando en pasarte a Planet para pagos y alojamiento del PMS, no lo hagas dentro de un mes; hazlo hoy."
Los pagos integrados prácticamente han eliminado los errores de conciliación. Lo que antes generaba pequeñas diferencias en los totales ahora se ha reducido a niveles insignificantes. Las cifras de cierre diario coinciden automáticamente entre el sistema de caja y el terminal de pago, ofreciendo tranquilidad a contables, responsables y personal de turno, y devolviendo horas de trabajo a los equipos financieros y de restauración.
Y el ecosistema abierto sigue aportando valor. La pregunta clave para cualquier nueva herramienta en Delphi Resort es sencilla: "¿Se integra con HotSoft?" La respuesta suele ser sí. Esta flexibilidad permite conectar sistemas diseñados para trabajar conjuntamente, reduciendo tareas manuales y costes laborales en lo que Zeb describe como "una situación beneficiosa para todos".
"Recomendaría a cualquier colega que esté considerando Planet que apostara plenamente por ello. Animaría a cualquier empresa del sector hospitality interesada en HotSoft alojado y pagos integrados a explorar las opciones disponibles con Planet. Para Delphi Resort, unir PMS, pagos e integraciones compatibles ha simplificado y mejorado la eficiencia de los procesos en todo el negocio."
Nouman Zeb, Director General, Delphi Resort
