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Come Delphi Resort ha modernizzato le proprie operazioni con HotSoft in hosting e i pagamenti integrati di Planet
Grandi imprese
Come Delphi Resort ha modernizzato le proprie operazioni con HotSoft in hosting e i pagamenti integrati di Planet
In sintesi
- Ha trasferito HotSoft da un server locale obsoleto alla soluzione hosted di Planet, mantenendo lo stesso software affidabile, senza i vincoli dell’infrastruttura on-premise e senza alcuna interruzione.
- I pagamenti sono ora integrati direttamente nel PMS: con un solo clic l’importo viene inviato al terminale, eliminando l’inserimento manuale e gli errori di riconciliazione.
- L’ecosistema aperto di HotSoft si integra con SiteMinder, Canary, TablePath, Volante e altre soluzioni necessarie, consentendo a ogni area dell’attività di lavorare in perfetta armonia.
The challenge
Delphi Resort est une destination de 300 acres située sur la Wild Atlantic Way en Irlande, combinant un hôtel quatre étoiles, une auberge sur site, un spa, un bar, un restaurant et un café, ainsi qu’un centre d’aventure. Au plus fort de la saison estivale, jusqu’à 150 collaborateurs font fonctionner le domaine dans les services d’entretien, de maintenance, de finance, de réception et réservations, de spa, d’activités d’aventure et de restauration. Plusieurs équipes distinctes réunies sous un même toit offrent une expérience client fluide et sans interruption.
Delphi Resort utilise HotSoft comme système de gestion hôtelière depuis des années. Le logiciel est très apprécié, mais il reposait sur un serveur local qui commençait à freiner l’activité. À mesure que le resort ajoutait de nouveaux outils, le serveur sur site rendait leur connexion plus difficile. « L’infrastructure vieillissante des serveurs sur site nécessitait de plus en plus de maintenance et devenait plus difficile à prendre en charge », explique Zeb. Elle était également sujette aux pannes et aux redémarrages qui perturbaient les opérations. De plus, chaque renouvellement de serveur représentait un coût important, d’environ 20 000 € tous les sept ans, auquel s’ajoutaient les licences logicielles, les interruptions liées aux migrations, la maintenance continue et les coûts énergétiques liés à l’exploitation d’un matériel particulièrement énergivore.
Les paiements étaient tout aussi manuels. Le personnel saisissait les montants des transactions à la main sur les terminaux de paiement, ce qui créait parfois des écarts et obligeait les équipes Finance et Restauration à rechercher les transactions non concordantes entre les différents services.
La soluzione
En collaboration avec Planet, Delphi Resort a migré de sa solution HotSoft sur site vers HotSoft hébergé. La transition elle-même a été simple : aucune migration de données à gérer et aucune formation du personnel nécessaire, puisque la base de données et l’application HotSoft ont simplement été déplacées vers les centres de données de Planet. Zeb décrit le résultat comme totalement fluide : « Désormais, tant que vous disposez d’une connexion Internet, vous avez accès au système, et c’est très léger. » HotSoft hébergé fonctionne avec la même fluidité qu’un logiciel installé localement, sans les contraintes d’une connexion de bureau à distance lourde. Plus important encore, le passage à l’hébergement a permis d’éliminer les inquiétudes liées à la sécurité et les difficultés d’intégration de l’ancien serveur, tout en permettant à Delphi Resort de confier sa résilience informatique quotidienne à Planet.
Delphi Resort a également regroupé ses paiements avec Planet. Comme les paiements sont intégrés directement à HotSoft, un simple clic envoie le montant directement au terminal de paiement. Il n’y a plus de saisie manuelle et, avec un seul fournisseur pour le logiciel et les paiements, les deux fonctionnent comme une seule et même solution.
Plus important encore, HotSoft est une plateforme ouverte avec un écosystème croissant de partenaires parfaitement intégrés, ce qui a permis à Delphi Resort de choisir les meilleures solutions du marché. Cela inclut notamment SiteMinder pour la gestion des canaux de distribution, Canary pour la messagerie automatisée auprès des clients et TablePath pour les réservations du restaurant et du bar.
Delphi Resort bénéficie également de l’expertise de Planet en matière de sécurisation des flux de paiement : le paiement par lien est intégré à HotSoft et la tokenisation des cartes protège les cartes enregistrées pour les réservations, les dépenses annexes et les absences sans préavis (« no-shows »).
Il risultato
Pour Delphi Resort, le passage à l’hébergement a été « la meilleure décision que nous ayons prise ». Le resort s’est débarrassé des coûts et des risques associés au serveur sur site, mettant fin aux cycles de renouvellement à plus de 20 000 €, tout en améliorant la fiabilité du système, en réduisant les factures d’énergie et de maintenance, et en bénéficiant d’un accès depuis n’importe où ainsi que d’une résilience gérée par Planet.
Le conseil de Zeb à ses pairs est clair : « Si vous envisagez de passer à Planet pour les paiements et l’hébergement de votre PMS, ne le faites pas dans un mois, faites-le aujourd’hui. »
Les paiements intégrés ont pratiquement éliminé les erreurs de rapprochement. Là où la saisie manuelle entraînait auparavant des écarts « légèrement à la hausse ou à la baisse », la « marge d’erreur est désormais quasiment nulle ». Les chiffres de fin de journée correspondent automatiquement entre la caisse et le terminal de paiement, offrant aux comptables, aux responsables et aux équipes de service « la tranquillité d’esprit de savoir que tout est correctement rapproché », tout en redonnant aux équipes Finance et Restauration les heures qu’elles consacraient auparavant à rechercher les écarts entre services.
Et l’écosystème ouvert continue de porter ses fruits. La question décisive pour tout nouvel outil chez Delphi Resort est désormais simple : « S’intègre-t-il à HotSoft ? » La réponse est « généralement oui ». Cette ouverture permet au resort de connecter des systèmes conçus pour fonctionner en harmonie, réduisant ainsi les tâches manuelles et les coûts de main-d’œuvre dans ce que Zeb qualifie de « situation gagnant-gagnant pour pratiquement tout le monde ».
« Je dirais à tout confrère envisageant Planet de foncer et d’y aller à fond. J’encouragerais toute entreprise du secteur de l’hôtellerie qui envisage HotSoft hébergé et les paiements intégrés à explorer les options proposées par Planet. Pour Delphi Resort, réunir le PMS, les paiements et les intégrations compatibles a permis de simplifier les processus et d’améliorer l’
