Back
Wie das Delphi Resort seine Abläufe mit gehostetem HotSoft und integrierten Zahlungen von Planet modernisiert hat 3
Große Unternehmen
Wie das Delphi Resort seine Abläufe mit gehostetem HotSoft und integrierten Zahlungen von Planet modernisiert hat 3
Auf einen Blick
- HotSoft wurde von einem veralteten lokalen Server auf die Hosting-Lösung von Planet migriert. Dabei blieb die vertraute Software erhalten, jedoch ohne die Einschränkungen einer On-Premise-Infrastruktur und ohne Unterbrechungen des Betriebs.
- Zahlungen sind jetzt direkt in das PMS integriert. Mit nur einem Klick wird der Zahlungsbetrag direkt an das Kartenterminal gesendet, wodurch manuelle Eingaben und Abstimmungsfehler entfallen.
- Das offene HotSoft-Ökosystem lässt sich mit SiteMinder, Canary, TablePath, Volante und weiteren benötigten Lösungen verbinden, sodass alle Bereiche des Unternehmens nahtlos zusammenarbeiten.
Die Herausforderung
Das Delphi Resort ist ein 300 Acre großes Reiseziel an Irlands Wild Atlantic Way und vereint ein Vier-Sterne-Hotel, ein Hostel auf dem Gelände, ein Spa, eine Bar, ein Restaurant und Café sowie ein Adventure Center. Während der Hochsaison im Sommer sorgen bis zu 150 Mitarbeitende in den Bereichen Housekeeping, Instandhaltung, Finanzen, Rezeption und Reservierungen, Spa, Freizeitaktivitäten sowie Food & Beverage dafür, dass der Betrieb reibungslos läuft. Mehrere unterschiedliche Teams arbeiten unter einem Dach zusammen, um Gästen ein nahtloses Erlebnis zu bieten.
Das Delphi Resort nutzt HotSoft bereits seit vielen Jahren als Property-Management-System. Die Software wird sehr geschätzt, lief jedoch auf einem lokalen Server, der das Unternehmen zunehmend ausbremste. Mit der Einführung neuer Tools wurde deren Anbindung durch den Server vor Ort immer schwieriger. „Die alternde On-Premise-Serverinfrastruktur erforderte immer mehr Wartung und wurde zunehmend schwieriger zu betreuen“, erklärt Zeb. Zudem kam es immer wieder zu Abstürzen und Neustarts, die den Betrieb beeinträchtigten. Hinzu kam, dass jede Servererneuerung erhebliche Kosten verursachte: rund 20.000 € alle sieben Jahre, zuzüglich Softwarelizenzen, Ausfallzeiten während der Migration, laufender Wartung und Energiekosten für die besonders stromintensive Hardware.
Auch die Zahlungsabwicklung war stark manuell geprägt. Mitarbeitende gaben Transaktionsbeträge per Hand in die Kartenterminals ein, was gelegentlich zu Abweichungen führte und die Finanz- sowie Food-&-Beverage-Teams dazu zwang, fehlerhafte Buchungen zwischen den Abteilungen nachzuverfolgen.
Die Lösung
Gemeinsam mit Planet migrierte das Delphi Resort von seiner lokalen HotSoft-Lösung auf gehostetes HotSoft. Der Umstieg selbst verlief unkompliziert: Es mussten keine Daten migriert und keine Mitarbeitenden neu geschult werden, da die HotSoft-Datenbank und die Anwendung einfach in die Rechenzentren von Planet verlagert wurden. Zeb beschreibt das Ergebnis als nahtlos: „Jetzt gilt: Solange man eine Internetverbindung hat, hat man Zugriff, und das System läuft sehr leicht.“ Gehostetes HotSoft bietet die gleiche Benutzererfahrung wie lokal installierte Software, jedoch ohne die Nachteile einer ressourcenintensiven Remote-Desktop-Verbindung. Noch wichtiger ist, dass durch das Hosting die Sicherheitsbedenken und Integrationsprobleme der alten Serverumgebung beseitigt wurden und das Delphi Resort die tägliche IT-Resilienz an Planet auslagern konnte.
Darüber hinaus hat das Delphi Resort seine Zahlungsabwicklung mit Planet zusammengeführt. Da die Zahlungen direkt in HotSoft integriert sind, wird der Betrag mit nur einem Klick direkt an das Kartenterminal übermittelt. Manuelle Eingaben entfallen vollständig, und da Software und Zahlungsabwicklung vom selben Anbieter bereitgestellt werden, arbeiten beide Systeme nahtlos als Einheit zusammen.
Entscheidend ist außerdem, dass HotSoft eine offene Plattform mit einem stetig wachsenden Ökosystem tief integrierter Partner ist. Dadurch konnte das Delphi Resort Best-of-Breed-Lösungen auswählen, darunter SiteMinder für das Channel-Management, Canary für automatisierte Gästekommunikation und TablePath für Restaurant- und Barreservierungen.
Darüber hinaus profitiert das Delphi Resort von der Expertise von Planet bei der Absicherung von Zahlungsprozessen. Pay-by-Link ist in HotSoft integriert, und die Tokenisierung von Kreditkarten schützt gespeicherte Kartendaten für Buchungen, Zusatzleistungen und No-Shows.
Das Ergebnis
Für das Delphi Resort war der Wechsel zum Hosting „die beste Entscheidung, die wir getroffen haben“. Das Resort hat die Kosten und Risiken der lokalen Serverinfrastruktur hinter sich gelassen, die Erneuerungszyklen von über 20.000 € beendet und gleichzeitig die Systemzuverlässigkeit verbessert. Darüber hinaus wurden Energie- und Wartungskosten reduziert, während ein ortsunabhängiger Zugriff und eine von Planet verwaltete IT-Resilienz gewonnen wurden.
Zebs Rat an seine Branchenkollegen ist eindeutig: „Wenn Sie darüber nachdenken, mit Planet auf integrierte Zahlungen und PMS-Hosting umzusteigen, dann tun Sie es nicht erst in einem Monat, sondern heute.“
Die integrierten Zahlungen haben Abstimmungsfehler nahezu vollständig beseitigt. Wo durch manuelle Eingaben früher Summen gelegentlich „etwas zu hoch oder etwas zu niedrig“ waren, ist der „Spielraum für Fehler heute praktisch vernachlässigbar“. Die Tagesabschlüsse stimmen nun automatisch zwischen Kasse und Kartenterminal überein und geben Buchhaltern, Managern und Mitarbeitenden „die Gewissheit, dass alles korrekt abgestimmt ist“. Gleichzeitig gewinnen die Finanz- und Food-&-Beverage-Teams die Zeit zurück, die sie früher für die Suche nach Abweichungen zwischen den Abteilungen aufwenden mussten.
Und das offene Ökosystem zahlt sich weiterhin aus. Die entscheidende Frage bei jeder neuen Lösung im Delphi Resort lautet nun: „Lässt sie sich mit HotSoft integrieren?“ Die Antwort lautet in der Regel: „Ja.“ Diese Offenheit ermöglicht es dem Resort, Systeme miteinander zu verbinden, die für ein harmonisches Zusammenspiel entwickelt wurden. Dadurch werden manuelle Prozesse und Personalkosten reduziert, was Zeb als „eine Win-Win-Situation für praktisch alle Beteiligten“ beschreibt.
„Ich würde jedem Kollegen, der Planet in Betracht zieht, empfehlen, es zu tun und den Schritt konsequent zu gehen. Ich würde jedes Unternehmen im Gastgewerbe, das gehostetes HotSoft und integrierte Zahlungen in Erwägung zieht, dazu ermutigen, die über Planet verfügbaren Möglichkeiten zu prüfen. Für das Delphi Resort hat die Zusammenführung von PMS, Zahlungen und kompatiblen Integrationen die Prozesse im gesamten Unternehmen einfacher und effizienter gemacht.“ – Nouman Zeb, General Manager, Delphi Resort
