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Comment Delphi Resort a modernisé ses opérations grâce à HotSoft hébergé et aux paiements intégrés de Planet
Grandes entreprises
Comment Delphi Resort a modernisé ses opérations grâce à HotSoft hébergé et aux paiements intégrés de Planet
En un coup d’œil
- Migration de HotSoft depuis un serveur sur site vieillissant vers la solution hébergée de Planet, avec le même logiciel fiable, sans les contraintes de l'infrastructure locale ni interruption d'activité.
- Les paiements sont désormais intégrés au PMS. Un simple clic envoie le montant directement au terminal de paiement, supprimant les saisies manuelles et les erreurs de rapprochement.
- L'écosystème ouvert de HotSoft s'intègre à SiteMinder, Canary, TablePath, Volante et d'autres solutions essentielles.
Le défi
Delphi Resort est une destination de 120 hectares située sur la Wild Atlantic Way en Irlande. L’établissement combine un hôtel quatre étoiles, une auberge de jeunesse sur site, un spa, un bar, un restaurant, un café et un centre d’aventures. Au plus fort de la saison estivale, jusqu’à 150 collaborateurs assurent le fonctionnement du complexe dans des domaines aussi variés que l’entretien ménager, la maintenance, les finances, la réception, les réservations, le spa, les activités de plein air et la restauration. Plusieurs équipes distinctes travaillent sous un même toit afin d’offrir une expérience client fluide et cohérente.
Delphi Resort utilise HotSoft comme système de gestion hôtelière (PMS) depuis de nombreuses années. Bien que le logiciel soit très apprécié, il reposait sur un serveur local vieillissant qui commençait à freiner le développement de l’établissement. À mesure que le resort adoptait de nouveaux outils, l’infrastructure sur site compliquait leur intégration.
« L’infrastructure serveur sur site vieillissante nécessitait de plus en plus de maintenance et devenait plus difficile à prendre en charge », explique Zeb. Elle était également sujette à des pannes et à des redémarrages qui perturbaient les opérations.
À cela s’ajoutait le coût important des renouvellements de serveurs, d’environ 20 000 € tous les sept ans, sans compter les licences logicielles, les interruptions liées aux migrations, la maintenance continue et les coûts énergétiques associés à l’exploitation d’un matériel particulièrement énergivore.
Les paiements étaient eux aussi très manuels. Le personnel saisissait les montants directement sur les terminaux de paiement, ce qui entraînait parfois des écarts et obligeait les équipes financières et de restauration à rechercher et corriger les transactions non concordantes entre les différents services.
La solution
En collaboration avec Planet, Delphi Resort a migré de sa solution HotSoft installée sur site vers HotSoft hébergé.
La transition a été simple. Aucune migration de données n’a été nécessaire et aucune formation supplémentaire n’a été requise pour les équipes, puisque la base de données et l’application HotSoft ont simplement été transférées vers les centres de données de Planet.
Zeb décrit le résultat comme totalement transparent :
« Désormais, tant que vous disposez d’une connexion Internet, vous avez accès au système, et il est très léger. »
HotSoft hébergé fonctionne avec la même fluidité qu’un logiciel installé localement, sans les contraintes d’une connexion de bureau à distance lourde. Plus important encore, l’hébergement a permis d’éliminer les préoccupations liées à la sécurité et les difficultés d’intégration de l’ancien serveur, tout en confiant à Planet la gestion de la résilience informatique au quotidien.
Delphi Resort a également centralisé ses paiements avec Planet. Grâce à l’intégration directe des paiements dans HotSoft, un simple clic envoie le montant directement au terminal de paiement. Il n’y a plus de saisie manuelle et, avec un fournisseur unique pour le logiciel et les paiements, les deux fonctionnent comme une seule et même solution.
De manière tout aussi importante, HotSoft est une plateforme ouverte disposant d’un écosystème croissant de partenaires profondément intégrés. Delphi Resort a ainsi pu sélectionner les meilleures solutions du marché, notamment SiteMinder pour la gestion des canaux de distribution, Canary pour les communications automatisées avec les clients, et TablePath pour la gestion des réservations du restaurant et du bar.
Delphi Resort bénéficie également de l’expertise de Planet en matière de sécurisation des flux de paiement. Les paiements par lien sont intégrés à HotSoft, tandis que la tokenisation des cartes protège les informations de paiement enregistrées pour les réservations, les frais annexes et les absences de dernière minute (« no-shows »).
Le résultat
Pour Delphi Resort, le passage à l’hébergement a été « la meilleure décision que nous ayons prise ». Le resort s’est débarrassé des coûts et des risques associés au serveur sur site, mettant fin aux cycles de renouvellement à plus de 20 000 €, tout en améliorant la fiabilité du système, en réduisant les factures d’énergie et de maintenance, et en bénéficiant d’un accès depuis n’importe où ainsi que d’une résilience gérée par Planet.
Le conseil de Zeb à ses pairs est clair : « Si vous envisagez de passer à Planet pour les paiements et l’hébergement de votre PMS, ne le faites pas dans un mois, faites-le aujourd’hui. »
Les paiements intégrés ont pratiquement éliminé les erreurs de rapprochement. Là où la saisie manuelle entraînait auparavant des écarts « légèrement à la hausse ou à la baisse », la « marge d’erreur est désormais quasiment nulle ». Les chiffres de fin de journée correspondent automatiquement entre la caisse et le terminal de paiement, offrant aux comptables, aux responsables et aux équipes de service « la tranquillité d’esprit de savoir que tout est correctement rapproché », tout en redonnant aux équipes Finance et Restauration les heures qu’elles consacraient auparavant à rechercher les écarts entre services.
Et l’écosystème ouvert continue de porter ses fruits. La question décisive pour tout nouvel outil chez Delphi Resort est désormais simple : « S’intègre-t-il à HotSoft ? » La réponse est « généralement oui ». Cette ouverture permet au resort de connecter des systèmes conçus pour fonctionner en harmonie, réduisant ainsi les tâches manuelles et les coûts de main-d’œuvre dans ce que Zeb qualifie de « situation gagnant-gagnant pour pratiquement tout le monde ».
« Je dirais à tout confrère envisageant Planet de foncer et d’y aller à fond. J’encouragerais toute entreprise du secteur de l’hôtellerie qui envisage HotSoft hébergé et les paiements intégrés à explorer les options proposées par Planet. Pour Delphi Resort, réunir le PMS, les paiements et les intégrations compatibles a permis de simplifier les processus et d’améliorer l’
