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Cómo un grupo hotelero sueco ahorra hasta 4 horas al día con HotSoft PMS
PYMES
Cómo un grupo hotelero sueco ahorra hasta 4 horas al día con HotSoft PMS
De un vistazo
- Sustituir los procesos manuales por HotSoft PMS permite al grupo hotelero ahorrar entre 3 y 4 horas de tareas administrativas al día
- El ecosistema integrado de socios sustituye la necesidad de departamentos específicos de TI, gestión de ingresos y contabilidad
- Pay By Link de Planet simplifica y protege los pagos sin necesidad de sistemas independientes
El reto
Como pequeño grupo hotelero independiente sin departamentos específicos de gestión de ingresos, TI o contabilidad, el equipo de Hotell Fjällheim necesitaba trabajar de forma más inteligente con menos recursos. Antes de adoptar HotSoft, el equipo introducía manualmente las reservas en su antiguo PMS, gestionaba las OTA por separado, trabajaba con sistemas manuales de llaves y procesaba los pagos mediante flujos de trabajo desconectados. Con un segundo hotel en sus planes de crecimiento, el equipo necesitaba un sistema fiable y escalable que pudiera integrarse con los demás socios tecnológicos del hotel y reducir la carga administrativa de la recepción.
La solución
Tras evaluar varias opciones, Hotel Fridhemsgatan eligió HotSoft en 2016 por su ecosistema de integraciones abiertas, su infraestructura alojada y su sólida reputación. HotSoft PMS se integró con el motor de reservas web del hotel, el gestor de canales y el sistema de tarjetas llave para automatizar flujos de trabajo que anteriormente eran manuales.
HotSoft también permite a los hoteles trabajar dentro de un ecosistema de socios integrados, entre ellos Price My Hotel Room para la gestión de ingresos y Loyco para fidelización y Bookvisit para reservas directas, todo conectado a través del PMS. Estas plataformas sustituyen funciones que normalmente serían gestionadas por departamentos específicos, permitiendo a los pequeños equipos hacer más y de forma más eficiente.
La implantación de un PMS alojado ha permitido acceder al sistema desde cualquier lugar, sin necesidad de infraestructura informática interna, una gran ventaja para el equipo y para el propietario, que participa activamente en la gestión y está siempre disponible.
Ahora, tanto Hotell Fjellheim como el más reciente Hotell Fridhemsgatan operan con HotSoft, además de la solución Pay By Link de Planet. Pay By Link permite a los hoteles enviar solicitudes de pago seguras directamente desde una reserva de huésped, ideal para periodos de prepago durante temporadas de alta demanda o para huéspedes que prefieren no reservar online. Los pagos se registran de forma automática y segura, simplificando tanto el proceso de check-in como la contabilidad administrativa.
El resultado
Desde la implantación de HotSoft y Planet, Hotel Fjällheim y Hotell Fridhemsgatan han experimentado mejoras operativas significativas:
- Entre 3 y 4 horas ahorradas al día en tareas administrativas de recepción, lo que permite al personal dedicar más tiempo a los huéspedes
- Mayor flexibilidad en los pagos para huéspedes internacionales, con Pay By Link compatible con una amplia variedad de tarjetas y métodos de pago
- Mayor seguridad, ya que la tokenización y las preautorizaciones sustituyen la necesidad de almacenar manualmente los datos de las tarjetas
- Tranquilidad gracias a un sistema estable, fiable y alojado en la nube, con una sólida trayectoria de casi una década
