Back
Come un gruppo alberghiero svedese risparmia fino a 4 ore al giorno con HotSoft PMS
Piccole e medie imprese
Come un gruppo alberghiero svedese risparmia fino a 4 ore al giorno con HotSoft PMS
In sintesi
- La sostituzione dei processi manuali con HotSoft PMS consente al gruppo alberghiero di risparmiare da 3 a 4 ore di attività amministrative al giorno
- L'ecosistema integrato di partner sostituisce la necessità di reparti dedicati all'IT, al revenue management e alla contabilità
- Pay By Link di Planet semplifica e rende sicuri i pagamenti senza la necessità di sistemi separati
The challenge
Come piccolo gruppo alberghiero indipendente senza reparti dedicati al revenue management, all'IT o alla contabilità, il team di Hotell Fjällheim aveva bisogno di lavorare in modo più intelligente con meno risorse. Prima di adottare HotSoft, il team inseriva manualmente le prenotazioni nel vecchio PMS, gestiva separatamente le OTA, lavorava con sistemi di chiavi manuali e gestiva i pagamenti attraverso processi scollegati tra loro. Con un secondo hotel nei piani di crescita, il team aveva bisogno di un sistema affidabile e scalabile che potesse integrarsi con gli altri partner software dell'hotel ed eliminare il peso delle attività amministrative dalla reception.
La soluzione
Dopo aver valutato diverse opzioni, Hotel Fridhemsgatan ha scelto HotSoft nel 2016 per il suo ecosistema di integrazioni aperte, la sua infrastruttura ospitata e la sua solida reputazione. HotSoft PMS si è integrato con il motore di prenotazione web dell'hotel, il channel manager e il sistema di key card per automatizzare flussi di lavoro che in precedenza erano manuali.
HotSoft consente inoltre agli hotel di operare all'interno di un ecosistema di partner integrati, tra cui Price My Hotel Room per il revenue management e Loyco per la fidelizzazione e Bookvisit per le prenotazioni dirette, tutti collegati tramite il PMS. Queste piattaforme sostituiscono funzioni normalmente gestite da reparti dedicati, permettendo ai piccoli team di fare di più e in modo più efficiente.
L'implementazione di un PMS ospitato ha reso il sistema accessibile da qualsiasi luogo, senza la necessità di infrastrutture IT interne, un grande vantaggio per il team e per il proprietario molto coinvolto nella gestione e sempre reperibile.
Oggi sia Hotell Fjellheim sia il più recente Hotell Fridhemsgatan operano con HotSoft, oltre a utilizzare la soluzione Pay By Link di Planet. Pay By Link consente agli hotel di inviare richieste di pagamento sicure direttamente da una prenotazione dell'ospite, ideale per i periodi di pagamento anticipato durante le stagioni di alta richiesta o per gli ospiti che preferiscono non prenotare online. I pagamenti vengono registrati automaticamente e in modo sicuro, semplificando sia il processo di check-in sia la contabilità amministrativa.
Il risultato
Dall'implementazione di HotSoft e Planet, Hotel Fjällheim e Hotell Fridhemsgatan hanno registrato importanti miglioramenti operativi:
- Da 3 a 4 ore risparmiate al giorno nelle attività amministrative della reception, consentendo al personale di dedicare più tempo agli ospiti
- Maggiore flessibilità nei pagamenti per gli ospiti internazionali, con Pay By Link che supporta un'ampia gamma di carte e metodi di pagamento
- Maggiore sicurezza, grazie alla tokenizzazione e alle preautorizzazioni che eliminano la necessità di archiviare manualmente i dati delle carte
- Tranquillità garantita da un sistema stabile, affidabile e ospitato nel cloud, con una comprovata esperienza di successo nell'arco di quasi un decennio
