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Wie eine schwedische Hotelgruppe mit HotSoft PMS bis zu 4 Stunden pro Tag spart
Kleine und mittelständische Unternehmen
Wie eine schwedische Hotelgruppe mit HotSoft PMS bis zu 4 Stunden pro Tag spart
Auf einen Blick
- Durch die Ablösung manueller Prozesse durch HotSoft PMS spart die Hotelgruppe täglich 3 bis 4 Stunden Verwaltungsaufwand
- Das integrierte Partner-Ökosystem ersetzt die Notwendigkeit eigener IT-, Revenue-Management- und Buchhaltungsabteilungen
- Planet's Pay By Link vereinfacht und sichert Zahlungen, ohne dass separate Systeme erforderlich sind
Die Herausforderung
Als kleine unabhängige Hotelgruppe ohne eigene Abteilungen für Revenue Management, IT oder Buchhaltung musste das Team von Hotell Fjällheim mit weniger Ressourcen intelligenter arbeiten. Vor der Einführung von HotSoft erfasste das Team Buchungen manuell im alten PMS, verwaltete OTAs separat, arbeitete mit manuellen Schlüsselsystemen und wickelte Zahlungen über voneinander getrennte Prozesse ab. Mit einem zweiten Hotel in der Wachstumsplanung benötigte das Team ein zuverlässiges und skalierbares System, das sich mit den anderen Softwarepartnern des Hotels integrieren lässt und die Verwaltungslast an der Rezeption reduziert.
Die Lösung
Nach der Bewertung mehrerer Optionen entschied sich Hotel Fridhemsgatan im Jahr 2016 für HotSoft aufgrund seines offenen Integrationsökosystems, der gehosteten Infrastruktur und seines ausgezeichneten Rufs. HotSoft PMS wurde mit der Web-Buchungsmaschine des Hotels, dem Channel Manager und dem Schlüsselkartensystem integriert, um zuvor manuelle Arbeitsabläufe zu automatisieren.
HotSoft ermöglicht den Hotels außerdem die Arbeit innerhalb eines integrierten Partner-Ökosystems, darunter Price My Hotel Room für Revenue Management sowie Loyco für Kundenbindung und Bookvisit für Direktbuchungen, die alle über das PMS verbunden sind. Diese Plattformen übernehmen Funktionen, die normalerweise von spezialisierten Abteilungen ausgeführt werden, und ermöglichen es kleinen Teams, mehr und gleichzeitig effizienter zu leisten.
Die Einführung eines gehosteten PMS bedeutet, dass das System von überall aus zugänglich ist, ohne dass eine eigene IT-Infrastruktur erforderlich ist. Das ist ein großer Vorteil für das Team und den engagierten Eigentümer, der stets erreichbar ist.
Heute arbeiten sowohl Hotell Fjellheim als auch das neuere Hotell Fridhemsgatan mit HotSoft sowie mit der Pay By Link-Lösung von Planet. Pay By Link ermöglicht es den Hotels, sichere Zahlungsanforderungen direkt aus einer Gästereservierung heraus zu versenden. Dies ist ideal für Vorauszahlungszeiträume in der Hochsaison oder für Gäste, die nicht online buchen möchten. Zahlungen werden automatisch und sicher registriert, was sowohl den Check-in-Prozess als auch die Buchhaltung vereinfacht.
Das Ergebnis
Seit der Implementierung von HotSoft und Planet konnten Hotel Fjällheim und Hotell Fridhemsgatan erhebliche operative Verbesserungen erzielen:
- 3 bis 4 Stunden weniger Verwaltungsaufwand pro Tag an der Rezeption, sodass die Mitarbeitenden mehr Zeit für Gäste haben
- Mehr Flexibilität bei Zahlungen für internationale Gäste, da Pay By Link eine große Auswahl an Karten und Zahlungsmethoden unterstützt
- Höhere Sicherheit, da Tokenisierung und Vorautorisierungen die manuelle Speicherung von Kartendaten überflüssig machen
- Mehr Sicherheit und Vertrauen durch ein stabiles, zuverlässiges Cloud-System mit einer nachweislich starken Erfolgsbilanz über nahezu ein Jahrzehnt hinweg
