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Comment un groupe hôtelier suédois économise jusqu'à 4 heures par jour grâce au PMS HotSoft
Petites et moyennes entreprises
Comment un groupe hôtelier suédois économise jusqu'à 4 heures par jour grâce au PMS HotSoft
En un coup d’œil
- Le remplacement des processus manuels par le PMS HotSoft permet au groupe hôtelier d'économiser 3 à 4 heures d'administration par jour
- L'écosystème intégré de partenaires remplace le besoin de départements dédiés à l'informatique, à la gestion des revenus et à la comptabilité
- Pay By Link de Planet simplifie et sécurise les paiements sans nécessiter de systèmes distincts
Le défi
En tant que petit groupe hôtelier indépendant ne disposant pas de départements dédiés à la gestion des revenus, à l'informatique ou à la comptabilité, l'équipe de Hotell Fjällheim devait travailler plus intelligemment avec moins de ressources. Avant d'adopter HotSoft, l'équipe saisissait manuellement les réservations dans son ancien PMS, gérait les OTA séparément, fonctionnait avec des systèmes de clés manuels et traitait les paiements via des processus déconnectés. Avec un deuxième hôtel dans son plan de développement, l'équipe avait besoin d'un système fiable et évolutif capable de s'intégrer aux autres partenaires logiciels de l'hôtel et de réduire la charge administrative à la réception.
La solution
Après avoir évalué plusieurs options, Hotel Fridhemsgatan a choisi HotSoft en 2016 pour son écosystème d'intégrations ouvertes, son infrastructure hébergée et sa solide réputation. Le PMS HotSoft s'est intégré au moteur de réservation web de l'hôtel, au channel manager et au système de cartes-clés afin d'automatiser des processus auparavant réalisés manuellement.
HotSoft permet également aux hôtels de travailler au sein d'un écosystème de partenaires intégrés, comprenant notamment Price My Hotel Room pour la gestion des revenus ainsi que Loyco pour la fidélisation et Bookvisit pour les réservations directes, le tout connecté via le PMS. Ces plateformes remplacent des fonctions habituellement assurées par des départements spécialisés, permettant aux petites équipes d'en faire davantage, tout en gagnant en efficacité.
La mise en place d'un PMS hébergé signifie que le système est accessible depuis n'importe où, sans nécessiter d'infrastructure informatique interne, un avantage majeur pour l'équipe et pour le propriétaire très impliqué, toujours disponible en cas de besoin.
Désormais, Hotell Fjellheim et le plus récent Hotell Fridhemsgatan fonctionnent tous deux avec HotSoft, ainsi qu'avec la solution Pay By Link de Planet. Pay By Link permet aux hôtels d'envoyer des demandes de paiement sécurisées directement depuis une réservation client, ce qui est idéal pour les périodes de prépaiement pendant les saisons de forte demande ou pour les clients qui préfèrent ne pas réserver en ligne. Les paiements sont enregistrés automatiquement et en toute sécurité, simplifiant à la fois le processus de check-in et la comptabilité administrative. 17
Le résultat
Depuis la mise en œuvre de HotSoft et Planet, Hotel Fjällheim et Hotell Fridhemsgatan ont constaté d'importantes améliorations opérationnelles :
- 3 à 4 heures économisées par jour dans l'administration de la réception, permettant au personnel de consacrer davantage de temps aux clients
- Une plus grande flexibilité des paiements pour les clients internationaux, Pay By Link prenant en charge une large gamme de cartes et de moyens de paiement
- Une sécurité renforcée, grâce à la tokenisation et aux préautorisations qui remplacent la nécessité de stocker manuellement les données des cartes
- Une tranquillité d'esprit grâce à un système stable, fiable et hébergé dans le cloud, qui bénéficie d'un solide historique de performance sur près d'une décennie
