Un terminal de punto de venta TPV (o POS por sus siglas en inglés) se encarga de procesar las transacciones de venta y permite a las empresas aceptar métodos de pago como tarjetas de crédito, efectivo y pagos contactless. Además, con la ayuda de un escáner de códigos de barras, el personal de ventas puede escanear los productos, eliminando la necesidad de introducirlos manualmente. El sistema también genera recibos digitales.
Los TPV ofrecen toda una gama de funciones y capacidades para mejorar las operaciones comerciales. Pueden hacer un seguimiento de las ventas y el inventario, gestionar los perfiles de los clientes y ejecutar programas de fidelización.
Gracias a sus potentes funciones de elaboración de informes, los empresarios pueden conocer mejor el rendimiento de sus ventas, el flujo de caja y la gestión de inventarios.
Los sistemas de TPV son valiosos tanto para retail como para la hostelería. Proporcionan soluciones eficientes y fiables para las operaciones diarias, mejoran el servicio al cliente y permiten una interacción fluida entre los clientes, el personal y el negocio.
¿Cuáles son las ventajas de utilizar un TPV?
Los TPV son multifuncionales y, en el caso de los sistemas de gama alta, pueden personalizarse para adaptarse exactamente a las necesidades de tu negocio. A continuación analizamos algunas de las ventajas más importantes.
1. Automatizar el proceso de transacción
- Los sistemas de punto de venta agilizan todo el proceso de transacción, desde el escaneado de los productos hasta la aceptación del pago, reduciendo los errores humanos y ahorrando tiempo.
- Calculan automáticamente los totales y generan recibos precisos que pueden imprimirse o enviarse por correo electrónico.
2. Seguimiento de los datos de ventas
- Los sistemas de punto de venta registran y controlan los datos de ventas en tiempo real, proporcionando información valiosa sobre los patrones de ventas diarios, semanales y mensuales.
- Los empresarios pueden analizar estos datos para identificar los productos más populares, las horas punta y las preferencias de los clientes, optimizando sus estrategias de marketing y ventas.
3. Mostrar patrones de ventas
- Visualizar fácilmente los patrones de ventas durante un periodo específico, lo que facilita la toma de decisiones estratégicas.
- Identificar los artículos de venta lenta, cree promociones específicas y ajuste los precios para maximizar las ventas y la rentabilidad.
4. Detectar discrepancias
- Detectar discrepancias en los precios y el flujo de caja, garantizando la exactitud de los registros financieros.
- Marcar las variaciones de precios y compara el total recibido con el total de ventas, minimizando el riesgo de robos y errores.
5. Supervisar los niveles de existencias
- Integrado con el software de gestión de pedidos, un sistema de punto de venta ayuda a controlar los niveles de existencias en tiempo real.
- Alerta a la dirección cuando se agotan los artículos, lo que les permite reabastecerse rápidamente y evitar la falta de existencias. Los sistemas modernos también pueden hacer pedidos automáticamente.
Componentes de un TPV
Un terminal de punto de venta (TPV) consta de varios componentes de hardware y software esenciales para las operaciones diarias.
Los componentes de hardware suelen incluir una impresora de recibos, un escáner de códigos de barras, un TPV, una caja registradora tradicional o basada en tablets.
Estos componentes permiten escanear eficazmente los productos, aceptar diversos métodos de pago, incluidas tarjetas de crédito y pagos sin contacto, y generar recibos para los clientes.
En cuanto al software, un sistema de punto de venta suele incluir funciones como la gestión de inventarios, la gestión de las relaciones con los clientes (CRM) y la elaboración de informes. Este software permite a los empresarios hacer un seguimiento de las ventas, controlar los niveles de inventario y analizar los patrones de ventas para asegurarse de que siempre toman decisiones basadas en datos.
Además, algunos sistemas de TPV ofrecen integraciones con software de contabilidad, programas de fidelización y herramientas de gestión de empleados, lo que mejora aún más las funciones empresariales.
Cajón portamonedas
Un cajón portamonedas almacena de forma segura el efectivo y las monedas en los negocios que aceptan pagos en efectivo. Facilita las transacciones en efectivo y ofrece a los empresarios una forma segura y organizada de gestionar el flujo de efectivo.
El cajón portamonedas se conecta al software del TPV, que le permite abrirse electrónicamente. Cuando se procesa una transacción en efectivo, el software calcula el cambio debido, y el cajón se abre automáticamente, permitiendo al cajero dispensar la cantidad correcta de efectivo al cliente.
Impresora de recibos
Las impresoras de recibos proporcionan a los clientes una copia física de los recibos de sus transacciones. Esta copia física sirve como prueba de compra y es importante por varias razones.
En primer lugar, una impresora de recibos garantiza que los clientes tengan un registro tangible de la transacción. Esto es especialmente importante en los establecimientos físicos, donde los clientes pueden tener que devolver o cambiar productos. Con un recibo de transacción, los clientes disponen de las pruebas necesarias para respaldar sus reclamaciones o validar sus compras.
Además, las impresoras de recibos y el software de TPV ofrecen comodidad y flexibilidad al proporcionar la opción de enviar los recibos por correo electrónico. Esta función es especialmente beneficiosa en el mundo digital actual, en el que muchas personas prefieren copias electrónicas de sus recibos para llevar un registro o hacer un seguimiento de los gastos.
Lector de códigos de barras
Los escáneres de códigos de barras ofrecen numerosas funciones y ventajas que mejoran la eficacia y ayudan en la gestión de inventarios. He aquí algunos puntos clave a tener en cuenta:
- Proceso de compra simplificado: Escanea rápidamente los códigos de barras de los productos, eliminando la necesidad de introducir datos manualmente, reduciendo los errores humanos y ahorrando tiempo a empleados y clientes.
- Gestión precisa del inventario: Controla fácilmente los niveles de existencias escaneando los códigos de barras durante las ventas y la reposición.
- Precisión de precios: Cuando se escanea un código de barras, el sistema hace referencia al precio correspondiente, lo que elimina los errores de fijación de precios causados por la introducción manual y garantiza que se cobre a los clientes el importe de compra correcto.
- Conocimiento de los datos: Genera datos y análisis valiosos para que la dirección pueda identificar productos populares, estrategias de precios óptimas y tendencias para mejorar las operaciones.
- Capacidades de integración: Integraciones con otras herramientas empresariales, como software de gestión de inventario, software de contabilidad y análisis, lo que permite a las empresas tener una funcionalidad casi ilimitada.
Tipos de terminales de punto de venta
Terminales de punto de venta con pantalla táctil
Los terminales de pantalla táctil sirven de interfaz entre la empresa y el cliente, facilitan la realización de transacciones y ofrecen funciones esenciales para empresas de todo tipo.
Estos terminales pueden ser móviles y fijos, y funcionar en diversos dispositivos, como tabletas u ordenadores de sobremesa. Esta versatilidad permite a las empresas elegir el tipo de terminal de punto de venta que mejor se adapte a sus necesidades y requisitos.
Existen distintos tipos de hardware:
- Tablets: Estos dispositivos compactos ofrecen portabilidad y son muy adecuados para negocios que requieren movilidad, como camiones de comida o tiendas pop-up. Las tablets con pantalla táctil pueden ejecutar software de punto de venta y conectarse a periféricos como impresoras de recibos y escáneres de códigos de barras.
- Ordenadores de sobremesa: Estos terminales fijos proporcionan una plataforma robusta y fiable para empresas con operaciones más extensas. Ofrecen más potencia de procesamiento y capacidad de almacenamiento que las tabletas, lo que los hace adecuados para transacciones de gran volumen o complejas.
- Smartphones: Algunas empresas utilizan teléfonos inteligentes como terminales de punto de venta, sobre todo las que disponen de poco espacio o realizan operaciones sobre la marcha. Con la ayuda de aplicaciones móviles y accesorios de hardware especializados, como lectores de tarjetas, los smartphones pueden convertirse en terminales de punto de venta eficientes y rentables.
TPV en la nube
Los TPV basados en la nube han cambiado la forma en que las empresas gestionan sus operaciones de punto de venta. Estos sistemas utilizan servidores externos para almacenar y procesar datos, eliminando la necesidad de servidores locales. Algunas de las principales ventajas de los TPV en la nube son las siguientes:
Disponga siempre del software más reciente y seguro
Con los sistemas tradicionales, las empresas son responsables de actualizar manualmente su software, lo que puede llevar mucho tiempo y provocar retrasos en la funcionalidad. Sin embargo, los sistemas basados en la nube se actualizan automáticamente con las últimas funciones y parches de seguridad, garantizando que las empresas siempre tengan acceso a la tecnología más actualizada.
Fácilmente escalable
Con los sistemas tradicionales, las empresas suelen tener que invertir en hardware y licencias de software adicionales a medida que crecen. Sin embargo, los sistemas basados en la nube pueden escalar rápidamente con la empresa, permitiendo una expansión perfecta sin costosas actualizaciones.
Datos de alta fiabilidad
Los empresarios pueden supervisar los niveles de inventario y el rendimiento de las ventas en tiempo real, lo que les permite tomar decisiones informadas y adelantarse a la demanda. Además, los sistemas basados en la nube ofrecen funciones de supervisión remota, lo que permite a los empresarios controlar sus operaciones desde cualquier lugar.
Compatibilidad móvil
Los dispositivos móviles, como tabletas y teléfonos inteligentes, pueden utilizarse como terminales de punto de venta, lo que proporciona flexibilidad y comodidad a las empresas, especialmente a las que operan sobre la marcha.
Asequible
Sin necesidad de una inversión inicial en hardware o servidores, las empresas pueden empezar a utilizar un sistema basado en la nube por una fracción del coste. Estos sistemas están en constante evolución, con nuevas aplicaciones y características que se liberan diariamente para mejorar la funcionalidad y la eficiencia de las operaciones de punto de venta.
¿Qué TPV es mejor para mi negocio?
En el mercado existen varios sistemas de TPV, cada uno con características y capacidades adaptadas a sectores o necesidades empresariales específicos.
Una caja registradora tradicional con funciones integradas como escáneres de códigos de barras e impresoras de recibos se utiliza habitualmente en los comercios minoristas. Las empresas adoptan cada vez más los sistemas TPV basados en la nube. Estos sistemas modernos ofrecen múltiples funciones nuevas, como gestión de inventario, gestión de empleados e informes personalizables.
En el sector de la hostelería, los TPV están diseñados específicamente para satisfacer las necesidades de restaurantes, cafeterías y bares. Estos sistemas pueden gestionar pedidos y mesas complejas e incluso integrarse con sistemas de visualización de cocina. Los TPV para hostelería también están equipados con funciones como la gestión de propinas y el pago por móvil.
Además, existen sistemas especializados para tipos de negocio concretos, como salones de belleza, boutiques y camiones de comida. Estos sistemas ofrecen funciones específicas del sector, como la programación de citas para salones de belleza o el seguimiento de inventarios para boutiques.
TPV para retail
- Componentes: Caja registradora o terminal punto de venta, lector de código de barras, impresora de recibos y cajón portamonedas. Además, el sistema cuenta con software para habilitar la funcionalidad y procesar las transacciones.
- Funciones: Los sistemas de TPV para comercios calculan con precisión los totales de las transacciones, procesan diversos tipos de pago y generan recibos digitales o impresos para los clientes. Estos sistemas también gestionan el inventario mediante el seguimiento de los niveles de existencias, la actualización de la información sobre los productos y la generación de informes.
- Gestión del inventario: Realiza un seguimiento en tiempo real de los niveles de inventario, lo que permite a los empresarios tomar decisiones informadas sobre las compras y la reposición de existencias. Estos sistemas también pueden generar informes con información sobre los productos que se venden más rápido, el inventario de baja rotación y las tendencias generales.
- Seguimiento de las ventas: Transacciones de ventas, registros detallados de las ventas diarias, ventas por empleado y ventas por producto. Esta información ayuda a controlar el rendimiento, identificar los productos más populares y prever las ventas futuras.
- Integraciones: Las capacidades de integración con otro software empresarial, como herramientas de contabilidad, recursos humanos o gestión de relaciones con los clientes (CRM), son esenciales para crear una empresa preparada para el futuro.
TPV para restaurantes y bares
- Preautorización para la gestión de fichas de bar: Una función esencial para restaurantes y bares es la preautorización, que permite a los clientes abrir una cuenta y mantener los datos de su tarjeta de crédito asociados a sus pedidos de forma segura. De este modo, se garantiza una gestión fluida de las fichas y un pago rápido cuando llega el momento de pagar las facturas.
- Control de inventario de bares y licores: Los sistemas POS para restaurantes y bares ofrecen funciones especializadas para gestionar el inventario de bares y licores. Estos sistemas ayudan a realizar un seguimiento de los niveles de existencias en tiempo real, generan alertas de inventario bajo e incluso se integran con sistemas de control de licores para evitar robos y supervisar la precisión del vertido.
- Caja rápida: El servicio rápido es crucial en restaurantes y bares. Los sistemas de TPV agilizan el proceso de pago al permitir al personal dividir fácilmente las facturas, procesar varios métodos de pago y aplicar descuentos o promociones de forma eficaz.
- Asistencia 24/7: Los restaurantes y bares trabajan muchas horas, por lo que contar con un soporte fiable es esencial. Algunos proveedores de TPV ofrecen atención al cliente 24 horas al día, 7 días a la semana, lo que garantiza que cualquier problema técnico o pregunta pueda resolverse rápidamente, minimizando el tiempo de inactividad y maximizando la productividad.
- Gestión de empleados e inventario: Gestiona los horarios del personal, controla el tiempo y la asistencia y supervisa el rendimiento de las ventas. Estos sistemas también ayudan a gestionar el inventario, reponer existencias y evitar que se agoten.
- Programas de fidelización de clientes: Implementa programas de fidelización de clientes para incentivar la repetición. Los programas de fidelización pueden hacer un seguimiento de los hábitos de gasto de los clientes, ofrecer recompensas o descuentos y proporcionar información valiosa sobre los clientes para elaborar estrategias de marketing eficaces.
- Recetas: Los sistemas TPV pueden almacenar y gestionar recetas, ayudando a los camareros y al personal de cocina a garantizar la coherencia y la calidad en la preparación de cócteles y platos.
TPV para hoteles y complejos turísticos
- Transferencia de los gastos de comida: Transfiere los gastos de comida del comedor a las habitaciones de los huéspedes. Esto elimina la necesidad de que los huéspedes paguen sus facturas en el restaurante y simplifica el proceso de pago.
- Integración con un PMS (sistema de gestión de la propiedad): Permite compartir datos entre departamentos, lo que garantiza un seguimiento preciso de los cargos de los huéspedes y simplifica los procesos de facturación y contabilidad.
- Gestión del servicio de habitaciones: El personal puede tomar pedidos directamente desde las habitaciones de los huéspedes y procesar los pagos al instante, garantizando un servicio rápido y preciso.
- Integraciones de spa y bienestar: Permite a los huéspedes cargar cómodamente tratamientos y servicios en sus habitaciones.
- Gestión de eventos y banquetes: Gestiona eventos y banquetes mediante la gestión de reservas, el seguimiento de pedidos y la generación de detalles de facturación precisos para los organizadores de eventos.
- Informes y análisis: Las funciones detalladas de elaboración de informes y análisis permiten a los directivos obtener información sobre las tendencias de ventas, la gestión del inventario y el rendimiento de los empleados.
TPV para supermercados
- Procesamiento de transacciones: Equipados con escáneres de códigos de barras e impresoras de recibos, los cajeros pueden escanear artículos y procesar transacciones con rapidez y precisión. Gracias a las funciones integradas de procesamiento de tarjetas, los clientes pueden realizar pagos con el método de pago que prefieran.
- Informes detallados: Sigue y registra cada venta, proporcionando informes detallados sobre tendencias de ventas, productos populares y horas punta de funcionamiento. Esta información permite a los propietarios de las tiendas optimizar la colocación de los productos, ajustar las estrategias de precios y mejorar la rentabilidad.
- Gestión de perfiles: Crea y gestiona perfiles de clientes, permitiendo a los minoristas personalizar promociones, ofrecer descuentos y aplicar programas de fidelización. Unas transacciones fluidas y eficientes contribuyen a una experiencia positiva del cliente, garantizando su satisfacción y fidelidad.
- Transacciones seguras: Al utilizar procesadores de pago seguros, los comercios pueden garantizar que la información de pago de los clientes está encriptada y protegida contra el fraude.
Para prosperar en los sectores minorista y hostelero, es esencial seleccionar cuidadosamente un sistema de punto de venta que satisfaga todas las necesidades de su negocio. Esto incluye una solución completa, preparada para la nube y compatible con todos los aspectos de los TPV modernos, como el hardware, los sistemas operativos, los servidores de aplicaciones, la tecnología de bases de datos y el software específico del sector.
