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Sistema de gestión de inventario hotelero: ¿Cómo maximizar el ROI de tu hotel?

Última actualización el 28/05/24

El sector hotelero moderno es un sector complejo. Hoy en día, los hoteleros ceden demasiado poder a terceras empresas.

Un sistema eficaz de gestión del inventario del hotel, integrado con el PMS (sistema de gestión de la propiedad), es fundamental para el éxito financiero general.

Una mala gestión del inventario afecta a todos los ámbitos de las operaciones de un hotel. Por ejemplo, muchas empresas ya no controlan la distribución de su producto más rentable: las habitaciones de hotel. En su lugar, permiten que las agencias de viajes online gestionen la estrategia comercial de su propiedad.

Aunque los hoteleros confían en las agencias de viajes online para gestionar la ocupación de habitaciones, las comisiones de las agencias de viajes pueden mermar gravemente sus beneficios. Este problema puede afectar negativamente a los hoteles más pequeños e independientes, que no pueden negociar tarifas más bajas, a diferencia de las grandes cadenas. Estas comisiones pueden hacer perder dinero a los hoteleros independientes. Las agencias de viajes online sólo deberían utilizarse junto con un motor de reservas web que permita a los huéspedes del hotel reservar directamente en el sitio web sin las elevadas comisiones de Booking.com y Airbnb.

En esta guía, aprenderás cómo un sistema de gestión de inventario hotelero integrado con un PMS (sistema de gestión de la propiedad) puede aumentar tus ingresos y tu retorno de inversión.

¿Qué es la gestión de inventarios hoteleros?

La gestión de inventarios hoteleros se refiere al proceso de pedido, almacenamiento y distribución de los activos circulantes o productos acabados de una empresa.

Esto incluye la gestión y el procesamiento de materias primas, productos acabados y componentes. Esta estrategia garantiza que las empresas dispongan de existencias suficientes para satisfacer la demanda de sus clientes. En el sector hotelero, las habitaciones son el inventario principal. Los hoteles se aseguran de disponer de suficientes plazas a precios que atraigan a los clientes a reservarlas.

Si estas habitaciones no están disponibles a un precio competitivo, permanecerán desocupadas, disminuyendo los ingresos de los establecimientos. El inventario secundario incluye suministros para habitaciones de huéspedes, restaurantes y tiendas de regalos. Deben tener existencias suficientes de artículos de tocador, toallas, mantas y otros artículos.

Además, deben tener suficientes alimentos y productos populares para que sus huéspedes los compren sin que se desperdicien. Cuando la gestión del inventario no se realiza correctamente, puede hacer que los propietarios pierdan dinero, porque no pueden vender sus habitaciones.

La gestión de inventarios ayuda a los hoteleros en cinco áreas:

1. Utilizar el espacio de forma más eficiente - La mayoría de los hoteleros necesitan optimizar el limitado espacio de que disponen en sus propiedades. Contar con un sistema de gestión de inventarios garantiza que las empresas dispongan de las habitaciones y los productos con el precio adecuado para los clientes. Este proceso también minimiza los residuos y los costes de transporte debidos a artículos perecederos estropeados.

2. Identificar los artículos más rentables -La tecnología de gestión de inventarios ayuda a los hoteleros a identificar sus productos y servicios más populares.

3. Este proceso puede ayudar a los hoteleros a desarrollar campañas de marketing eficaces basadas en sus artículos más vendidos y en las habitaciones más solicitadas.

4. Ahorra tiempo y dinero - la gestión de inventario en tiempo real puede realizar un seguimiento de los productos pedidos y en stock. Las empresas no tendrán que volver a contar los artículos ni asegurarse de que los registros son exactos. Las empresas también sabrán qué artículos se renuevan más rápidamente.

5. Mejora la precisión - La gestión del inventario inmobiliario ayuda a los hoteleros a identificar las existencias disponibles. Evitará que las empresas tengan escasez de inventario de habitaciones o de productos. Este proceso también reducirá el exceso de existencias y de ocupación.

¿Cuáles son las ventajas de una estrategia eficaz de gestión del inventario hotelero?

Las estrategias adecuadas de gestión de inventarios difieren según el sector. Una gestión eficaz del inventario permite a los hoteles crear y gestionar la demanda.

Hay cinco razones por las que un hotel necesita una estrategia de inventario de habitaciones:

1. Permite a los hoteles mejorar las estrategias de distribución

Los hoteles deben utilizar estrategias de inventario de habitaciones que identifiquen los canales que su empresa debe utilizar para maximizar las reservas durante un periodo determinado. Este plan también debería reducir todos los costes asociados. Por ejemplo, tu hotel puede determinar cuándo es el mejor momento para utilizar una OTA frente a tu sitio web o un agente de reservas para vender el mayor número de habitaciones.

2. Ayuda a prever con precisión los periodos de mayor demanda

Tu hotel debe recopilar datos precisos que le ayuden a elaborar una estrategia de inventario. Esta información ayuda a los hoteles a saber por qué sube o baja la demanda a lo largo de la temporada de viajes. Podrás hacer un seguimiento de las tendencias. También permite a los hoteles desarrollar una estrategia integral de inventario de habitaciones para dirigirse a segmentos de clientes durante la temporada alta.

Los hoteles pueden rebajar sus precios para atraer clientes a sus establecimientos en temporada baja y subirlos en temporada alta para maximizar el retorno de la inversión.

Los hoteles también pueden ofrecer a los clientes descuentos e incentivos en distintas épocas del año. Puede ayudarle a equilibrar su inventario con sus niveles de ingresos.

3. Permite a los hoteles segmentar los mercados destinatarios

Los huéspedes tienen gustos y necesidades diferentes. Los hoteles deben ajustar su estrategia de inventario de habitaciones para crear segmentos de clientes que se ajusten al rango de precios y a las preferencias de sus clientes. Por ejemplo, un cliente puede querer una suite económica de menor precio, mientras que otro huésped prefiere una lujosa suite en un ático.

El uso de estrategias de segmentación del marketing permitirá a los hoteles vender habitaciones de hotel en distintos niveles de precios.

4. Mejora la gestión del inventario del hotel con software automatizado

Un sistema automatizado de gestión del inventario hotelero dispone de funciones de seguimiento en tiempo real que permiten a los hoteles distribuir las habitaciones de forma eficiente. Estas plataformas son superiores a la asignación estática, en la que los empleados introducen manualmente el inventario, lo que aumenta los errores. Este software cuenta con funciones de inventario en tiempo real que permiten a los hoteleros gestionar las habitaciones en múltiples canales de reserva.

Durante este proceso, un sistema automatizado de gestión de inventarios reúne todas las ocupaciones en un pool centralizado, de modo que los distintos canales tienen acceso a ellas. Por ejemplo, si un establecimiento publica vacantes en tres OTA distintas, las tres tienen acceso a su inventario total. Cuando alguien reserva una habitación, el software automatizado reduce el inventario total en todos los sitios para evitar errores de overbooking.

Además, otros sistemas de gestión de inventario utilizan métodos electrónicos para hacer un seguimiento de las existencias en las tiendas de regalos, almacenes y habitaciones del hotel. Los empleados del hotel escanean los códigos de barras mediante máquinas o tabletas, que deducen estas cantidades del inventario total. También notifica al personal cuando se han agotado las existencias.

A diferencia de los programas de hojas de cálculo, este software de gestión del inventario del hotel no requiere que los trabajadores realicen entradas manuales en un programa de hojas de cálculo como Excel, ni los empleados tendrán que utilizar fórmulas complicadas para realizar un seguimiento de los datos.

Estas plataformas también mejoran la eficiencia, ya que eliminan las entradas manuales en una hoja de cálculo. Esto libera al personal para centrarse en tareas más valiosas que pueden mejorar la satisfacción del cliente.

5. ¿Cómo pueden los hoteles mejorar su estrategia de inventario?

Los hoteles pueden seguir varios pasos para mejorar su estrategia de inventario:

5.1. Aprovechar la tecnología PMS del hotel para rastrear y distribuir el inventario.

En el sector turístico, los hoteles deben ofrecer a sus huéspedes experiencias personalizadas.

Los sistemas de gestión de la propiedad, como el PMS de Protel, permiten a los hoteles pequeños e independientes gestionar sus negocios como las grandes cadenas. Funciona con sistemas de inventario automatizados para proporcionar un seguimiento del inventario en tiempo real.

Este proceso se traduce en mayores ingresos para el hotel porque el PMS se encarga del trabajo duro. El uso de un sistema automatizado de seguimiento de inventario integrado con un PMS ayuda a realizar un seguimiento preciso de las compras y ventas en los establecimientos. Además, estos equipos permiten realizar un seguimiento preciso del inventario en múltiples canales simultáneamente. Obteniendo un recuento exacto de cuántas habitaciones están disponibles (inventario de ocupación), así como del resto del inventario que se tiene en stock.

Estos sistemas tienen ventajas adicionales sobre el software de hojas de cálculo, como Microsoft Excel, porque centraliza los datos para que pueda realizar un seguimiento de las tendencias a largo plazo. A diferencia de estas hojas de cálculo, también le avisará cuando se esté quedando sin existencias. Los análisis e informes pueden ayudar a su empresa a ver qué paquetes y habitaciones son más populares entre los huéspedes.

5.2. Utilizar los datos para apoyar las decisiones de compra

Aunque disponga de una excelente estrategia de gestión de inventarios, un hotel puede identificar formas de mejorarla y llegar a más clientes. Puede agregar datos utilizando un sistema de gestión de inventario y un PMS. También indicará qué canales resultan más rentables. Estos datos permitirán realizar ajustes en la estrategia publicitaria. La recogida de datos ayudará a identificar los puntos débiles de un plan de marketing.

5.3. Tener en cuenta su mercado objetivo a la hora de añadir agentes a una red de distribución

Los hoteles deben comercializar sus propiedades a través de agentes que puedan dirigirse a distintos segmentos de población. Por ejemplo, si un hotel ofrece paquetes todo incluido a viajeros de Europa o Asia, puede necesitar una OTA que pueda dirigirse a ellos.

5.4. Aumentar las oportunidades de reserva directa

Aunque muchos viajeros utilizan las OTA, están acostumbrados sobre todo a complementar su búsqueda de viajes con la suya propia. Al hacerlo, podrían descubrir tu hotel y luego dirigirse a tu web. Así que es imprescindible asegurarse de que dispone de información de perfil en tu web y en redes sociales.

Informa a los huéspedes potenciales de que pueden reservar directamente a través del sitio web de tu hotel. Muestra de forma destacada el botón de reserva en tu sitio web.

¿Cómo seleccionar el sistema automatizado de gestión de inventario adecuado?

Hay algunas preguntas que debes plantearte a la hora de elegir un buen sistema de gestión de inventario hotelero:

Seis preguntas esenciales para la selección de un gestor de canales

  1. ¿Se integra este sistema con mi PMS y mi motor de reservas online?
  2. ¿Soporta informes completos para ayudar a mi empresa a analizar tendencias?
  3. ¿Dispone de un modelo de inventario agrupado que me permita ver todas las salas en línea a la vez? ¿Soportará conexiones globales y bidireccionales?
  4. ¿Se actualizará automáticamente y en tiempo real?
  5. ¿Se ofrece apoyo y formación adecuados?
  6. ¿Suprime las entradas manuales con una automatización completa en tiempo real?

Cinco preguntas sobre inteligencia de precios

  1. ¿Ofrece información sobre cómo se compara el modelo de precios de su hotel con el de la competencia?
  2. ¿Permitirá a su hotel comparar precios y tendencias del mercado?
  3. ¿Puede seguir la demanda de sus habitaciones?
  4. ¿Proporciona previsiones a largo plazo?
  5. ¿Le notifica cualquier cambio de tarifa relacionado con el mercado?

Seis opciones fundamentales de agentes de reservas en línea

  1. ¿Puede su hotel utilizar su marca para personalizar este software?
  2. ¿Es apta para móviles y compatible con Facebook?
  3. ¿Puede gestionar correos electrónicos personalizados para antes de la llegada y la salida?
  4. ¿Su software admite diferentes idiomas y divisas?
  5. ¿Tiene un botón visible de "Reservar ahora"?
  6. ¿Utiliza un modelo sencillo de dos pasos para el proceso de reserva?

Confía en el PMS en la nube de Protel
El PMS en la nube de Protel puede integrarse con un sistema de inventario automatizado para proporcionar un seguimiento en tiempo real. Nuestro sistema es una ventanilla única que ofrece todo lo necesario para gestionar tu hotel con éxito. Contamos con la confianza de más de 14.000 clientes en todo el mundo. Si deseas más información , haz clic aquí.

Preguntas frecuentes

¿Qué es un sistema de gestión de inventario de hoteles?

El sistema de gestión de inventarios de hoteles hace referencia al proceso de pedido, almacenamiento y distribución de los activos circulantes o productos acabados de una empresa. Esto incluye la gestión y el procesamiento de materias primas, productos acabados y componentes. 

¿Qué es un sistema de gestión inmobiliaria?

Un sistema de gestión hotelera (SGP) es un conjunto de soluciones informáticas que permiten a los gestores hoteleros mejorar su eficiencia operativa y ofrecer la mejor experiencia posible a sus huéspedes. En esencia, un sistema de gestión hotelera gestiona las reservas, el registro de entrada y salida, las tarifas de las habitaciones, la facturación y los análisis de rendimiento.

¿Cuáles son los mejores proveedores de PMS?

Con la confianza diaria de más de 14.000 clientes en todo el mundo, el PMS de Protel es uno de los mejores proveedores de soluciones hoteleras del sector de la hostelería.

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