La conciliación de pagos es el proceso contable básico que consiste en cotejar los registros financieros internos, como las facturas de ventas o los recibos de gastos, con la transacción correspondiente que figura en los extractos bancarios de la empresa. Es el proceso mediante el cual una organización contabiliza, categoriza y "resuelve" sus pagos entrantes y salientes para que los registros contables internos reflejen con exactitud la actividad financiera de la empresa.
Conciliación de pagos, de un vistazo:
✓ La conciliación de pagos es un componente esencial del mantenimiento de registros financieros precisos.
✓ En términos sencillos, la conciliación de pagos es el acto de cotejar los registros financieros internos con los registros correspondientes que figuran en los extractos bancarios de la empresa.
✓ Antaño una tediosa tarea manual, gran parte del proceso de conciliación de pagos puede automatizarse ahora mediante programas de contabilidad. Para garantizar la exactitud, las empresas deben conciliar los pagos con frecuencia: diaria, semanal o mensualmente, en función de su tamaño.
✓ La conciliación de pagos (y una contabilidad precisa en general) es crucial para el análisis del flujo de caja, las previsiones financieras, la elaboración de presupuestos, el cumplimiento de las obligaciones fiscales y la toma de decisiones operativas.
¿Cómo funciona?
1. El registro del pago se realiza internamente
Los pagos, tanto entrantes como salientes, se registran internamente. Para ello se suele utilizar un programa informático de contabilidad, pero también puede ser tan sencillo como una lista escrita de las transacciones entrantes y salientes.
2. El registro del pago se realiza externamente
Cuando se realiza el pago, ya sea a la empresa o desde ella, aparece un registro del pago en la cuenta bancaria de la empresa.
3. Los registros internos y externos se cotejan
Ya sea utilizando herramientas contables automatizadas (recomendado) o revisando manualmente cada transacción, los pagos registrados internamente se cotejan con los registros correspondientes que aparecen en el extracto bancario de la empresa.
4. Las discrepancias se abordan y resuelven
Una vez cotejados los registros internos y externos, los contables revisan los pagos conciliados en busca de discrepancias. Cualquier error o pago no resuelto se investiga y se coteja/registra manualmente hasta que todos los pagos entrantes y salientes se contabilizan con exactitud.
Hay que tener en cuenta que, aunque es útil (y preferible) hacer los registros internos de los pagos por adelantado, antes de que la transacción aparezca en el extracto bancario, éste no es siempre el orden en que se produce la conciliación de los pagos. En determinadas situaciones, los contables deben trabajar hacia atrás, creando un registro interno para una transacción bancaria que no se ha contabilizado por adelantado.
Tipos de pagos para conciliar
Pagos simples frente a pagos complejos para la conciliación
En algunos casos, conciliar los pagos es sencillo. Por ejemplo, una factura de venta emitida por 100€ se corresponde perfectamente con un registro bancario que muestra un pago recibido de 100€. Esto es sencillo y los dos registros son fáciles de resolver, sobre todo con la ayuda de un programa de contabilidad automatizado.
En otras situaciones, sin embargo, la conciliación de pagos es más compleja. Por ejemplo, si un registro bancario muestra una retirada de efectivo de 100€, puede ser más difícil determinar cómo se gastó el dinero. Las retiradas de efectivo carecen de registros digitales detallados y es posible que el efectivo se utilizara para múltiples transacciones más pequeñas. Es posible que tengas que indagar en los recibos físicos, analizar los registros de gastos y/o preguntar a tus compañeros si saben cómo se gastó el dinero en efectivo.
Por razones como ésta, incluso con herramientas automatizadas, sigue mereciendo la pena contar con un contable cualificado que supervise el proceso de conciliación de pagos. Esto también demuestra por qué es importante que las empresas tengan un sistema organizado para registrar los gastos y, si es posible, evitar los pagos en efectivo cuando se disponga de un método alternativo.
Principios clave de la conciliación de pagos
Establezca un calendario regular de conciliación de pagos
La conciliación de pagos es una parte crucial de la gestión de una empresa, ya que le permite revisar los gastos, perseguir los pagos atrasados, evaluar el flujo de caja y, en general, analizar la salud financiera de su empresa en tiempo real. Esto es esencial para tomar decisiones con conocimiento de causa a la hora de gestionar una empresa.
Al establecer un calendario de conciliación de pagos frecuente -diario, semanal o mensual, según el tamaño de su empresa-, podrás estar al tanto de los gastos de tu negocio y evitar sorpresas desagradables que podrían afectar negativamente a las operaciones.
Incluso si tu empresa opta por automatizar la conciliación de pagos, sigue siendo importante revisar los pagos e informes conciliados de forma rutinaria, tanto para garantizar la precisión de la automatización como para comprender mejor el estado financiero de tu empresa.
Aprovecha las herramientas de automatización
El software de contabilidad con conciliación de pagos automatizada ha transformado lo que antes era un proceso bastante tedioso y lento en una tarea que se resuelve al instante, en tiempo real. La conciliación automática de pagos sincroniza la cuenta bancaria de tu empresa con tu software de contabilidad y coteja las transacciones que has registrado internamente (por ejemplo, facturas de ventas y gastos) con las que aparecen en tus extractos bancarios.
Las herramientas automatizadas de conciliación de pagos también pondrán de manifiesto cualquier discrepancia entre los registros internos y externos y las marcarán para que las revises manualmente. Aunque las herramientas automatizadas pueden cometer errores ocasionalmente, éstos son mucho más raros que los que se producen como resultado de errores humanos al conciliar cuentas manualmente. En general, la automatización es la opción adecuada para empresas de todo tipo y tamaño.
Revisión y análisis de los informes de conciliación
Aunque las herramientas automatizadas pueden encargarse de gran parte del proceso de conciliación de pagos, las empresas deben seguir revisando manualmente los pagos conciliados para comprobar su exactitud y solucionar cualquier discrepancia. Por ejemplo, si tu empresa ha facturado a dos organizaciones diferentes exactamente el mismo importe, el software de contabilidad automatizado puede emparejar accidentalmente los registros bancarios externos con la factura incorrecta. Si un error de este tipo no se revisa y actualiza manualmente, se obtiene una cuenta inexacta de quién ha pagado su factura y quién no.
Además de detectar pequeños errores de conciliación específicos, la revisión manual de las cuentas también permite evaluar la salud financiera general de la empresa. Te permite analizar el flujo de caja, identificar patrones de gasto, hacer previsiones financieras y planificar tu presupuesto.
Sea estricto con los recibos y la documentación
A la hora de conciliar los pagos, cuanto más registros pueda llevar sobre la marcha, mejor. Merece la pena ser meticuloso en el seguimiento de todos los recibos, facturas, recibos y cualquier otra documentación relacionada con las transacciones realizadas desde y hacia su empresa. Un sólido programa de software de contabilidad puede ayudarte a establecer un sistema para ello.
Almacenar y hacer un seguimiento de toda la documentación relacionada con los pagos no sólo garantiza la exactitud de tus libros, sino que también te evita el quebradero de cabeza de tener que buscar papeles en caso de auditoría o para cumplir los requisitos de conformidad.
Buscar asesoramiento y apoyo de expertos
Teniendo en cuenta la complejidad de la conciliación de pagos (incluso en la era de la automatización) y su impacto en la salud financiera general de tu empresa, buscar la orientación de un experto suele ahorrar tiempo y dinero a largo plazo. Incluso las empresas con pocos pagos o pagos muy sencillos se benefician de la contratación de un contable profesional formado en la conciliación de pagos, entre otras tareas contables esenciales.
Un contable cualificado y con experiencia hará algo más que conciliar pagos. También puede gestionar las nóminas, preparar informes financieros, enviar facturas (cuentas por cobrar), pagar facturas (cuentas por pagar) y trabajar con tu contable para ayudarte a preparar los impuestos. En las empresas más pequeñas, los contables y/o las agencias de contabilidad suelen contratarse por horas. Las empresas más grandes con necesidades contables más complejas pueden tener un contable interno o un equipo de contables para gestionar y optimizar las prácticas contables de la empresa.
Preguntas frecuentes
Tengo una empresa muy pequeña. ¿Debo seguir conciliando los pagos?
Sí, incluso las pequeñas empresas que realizan y reciben muy pocos pagos mensuales necesitan conciliar los pagos de forma rutinaria para mantener sus libros al día y comprender la salud financiera de la empresa. Es mucho más fácil conciliar los pagos "sobre la marcha" que dejar que se acumulen y esperar hasta el final del ejercicio fiscal para resolverlos.
¿Con qué frecuencia debo conciliar mis pagos?
El software de contabilidad automatizada se sincroniza con la cuenta bancaria de la empresa y concilia los pagos en tiempo real, en el momento en que un pago sale de la cuenta o entra en ella. Automatizar el proceso ahorra tiempo y esfuerzo, pero sigue siendo importante revisar los pagos con regularidad para poder corregir cualquier error, perseguir las facturas atrasadas y mantenerse al día de la situación financiera de la empresa. Para las empresas más pequeñas, esto puede ser una tarea mensual, mientras que las empresas más grandes pueden beneficiarse de la resolución de pagos de forma semanal o incluso diaria.
¿Cómo puedo automatizar la conciliación de pagos en mi empresa?
La mayoría de los programas de contabilidad modernos están preparados para automatizar la conciliación de pagos. La precisión y la facilidad de uso variarán en función del producto de software específico, por lo que resulta útil leer reseñas, probar versiones de demostración y consultar con su contable antes de decidirse por un software de contabilidad para su empresa.
Como parte del proceso de configuración, tendrás que conectar el programa de contabilidad con todas las cuentas financieras de tu organización (por ejemplo, cuentas bancarias de la empresa, cuentas de inversión, cuentas de tarjetas de crédito, cuentas de reembolso de gastos, etc.). Una vez en marcha, el programa contable cotejará automáticamente los registros internos con la transacción bancaria correspondiente.
La conciliación automática de pagos funciona mejor cuando una empresa registra y gestiona toda su actividad financiera -facturas, gastos, nóminas, reembolsos a empleados, etc.- de forma centralizada, utilizando el software de contabilidad elegido.
¿Cómo se concilian los pagos en efectivo?
Los pagos en efectivo, tanto hacia como desde tu empresa, son un ejemplo perfecto de por qué las empresas no pueden confiar únicamente en un software de contabilidad automatizado para gestionar la conciliación de pagos. En la mayoría de los casos, las transacciones en efectivo deben registrarse manualmente en el programa de contabilidad. Siempre que sea posible, se debe adjuntar toda la documentación justificativa de la transacción en efectivo, como un recibo de venta y/o un registro de gastos. Si un pago en efectivo está vinculado a varios gastos o ventas, debes vincular el registro bancario con varios registros internos para mostrar un desglose claro de cómo se utilizó el efectivo.
Para las empresas en las que el efectivo es un método de pago habitual, como una cafetería o una pequeña tienda minorista, la integración de los sistemas de punto de venta (TPV) con el software de contabilidad ayudará a agilizar enormemente el proceso de conciliación. Al capturar y enviar automáticamente los datos de las transacciones, incluidas las ventas en efectivo, a su programa de contabilidad en el momento de cada venta, dispondrás de registros que mostrarán los orígenes detallados de cada gran ingreso en efectivo en tu cuenta bancaria.
¿Cuáles son algunos de los retos habituales en la conciliación de pagos?
La llegada del software de automatización ha hecho que la conciliación de pagos sea mucho más fácil, rápida y precisa que nunca. Sin embargo, persisten algunos retos tradicionales y han surgido otros nuevos.
- Falta de documentación - Es frecuente encontrar registros de pagos externos sin el correspondiente registro interno (por ejemplo, una factura o un recibo).
- Discrepancias, comisiones y retrasos bancarios - Las comisiones bancarias inesperadas pueden provocar discrepancias entre los registros internos y los extractos bancarios externos, y los retrasos en las transacciones pueden causar confusión durante la conciliación.
- Gestión de diferentes métodos de pago - El panorama financiero moderno cuenta con más métodos de pago que nunca. Los contables deben realizar el seguimiento y la conciliación de los pagos efectuados con tarjeta de crédito, transferencia bancaria, monedero digital y efectivo, todos ellos con tiempos de procesamiento y registros digitales diferentes.
- Errores de automatización, atribución errónea - Las herramientas automatizadas no siempre aciertan. No es infrecuente que un registro externo se atribuya a un registro interno incorrecto. Esto da lugar a discrepancias que requieren una intervención manual para corregirlas.
¿Cómo afecta la conciliación de pagos al cumplimiento de las obligaciones fiscales?
La conciliación de pagos es crucial para el cumplimiento de las obligaciones fiscales. Sin una conciliación adecuada de los pagos, no puede garantizar la exactitud de los libros de su empresa y, por tanto, no puede garantizar la exactitud de los informes financieros a efectos fiscales.
Una conciliación minuciosa de los pagos puede ayudar a reducir las obligaciones fiscales de una organización, ya que garantiza que todos los gastos deducibles se registren y clasifiquen cuidadosamente. Si los gastos no se contabilizan con precisión, la organización pierde oportunidades de reducir sus ingresos imponibles y reducir su factura fiscal.
Una conciliación cuidadosa de los pagos también reducirá la probabilidad de ser objeto de una auditoría por parte de las autoridades fiscales. En caso de que se produzca una auditoría, una conciliación precisa de los pagos y el mantenimiento de registros ayudarán a resolver cualquier problema y a reducir el riesgo de incurrir en sanciones.
¿Hasta qué punto son seguras las herramientas de conciliación automática de pagos?
Es muy probable que un programa de software de contabilidad establecido y bien considerado incluya sólidas funciones de seguridad para proteger la información financiera confidencial de tu empresa frente a la piratería informática y el robo de datos. Sin embargo, antes de empezar a utilizar una nueva herramienta de software de contabilidad, es importante hacer las diligencias debidas y asegurarse de que cuenta con las medidas de seguridad adecuadas.
